Indicateur 21 — Compétences des intervenants

L'indicateur 21 ouvre le critère 5 et pose une question simple : les personnes qui animent, accompagnent ou évaluent vos prestations sont-elles compétentes pour le faire ? Le référentiel vous demande deux choses distinctes : définir les compétences requises pour chaque type de prestation, puis prouver que chaque intervenant mobilisé les possède. Beaucoup de créateurs d'organismes ne préparent que la seconde partie et découvrent la première en audit.

Ce que l'auditeur regarde le jour J

L'auditeur croise vos prestations avec les dossiers de vos intervenants. Il examine :

• l'existence d'une définition des compétences attendues : fiche de poste formateur, profil requis par prestation ou grille de recrutement ;
• les dossiers individuels : CV à jour, diplômes, certifications professionnelles, attestations, références clients ;
• l'adéquation réelle entre le profil et la prestation confiée : un formateur bureautique qui anime soudain une formation sécurité incendie déclenchera des questions ;
• votre processus de sélection : comment vous recrutez ou choisissez un sous-traitant, entretien, test pédagogique, analyse des références ;
• les exigences réglementaires propres à certains domaines : habilitations SST, certifications éditeur, qualifications imposées par un certificateur pour préparer son titre ;
• pour le bilan de compétences et la VAE, la qualification spécifique des consultants et accompagnateurs.

Si vous êtes formateur-dirigeant, votre propre dossier de compétences est examiné exactement de la même manière.

Mise en conformité pas à pas

1. Rédigez pour chaque famille de prestations un profil d'intervenant : diplôme ou niveau attendu, expérience métier minimale, compétences pédagogiques, habilitations obligatoires.
2. Constituez un dossier par intervenant : CV daté de moins d'un an, copies des diplômes et certifications, attestations d'expérience, engagement de confidentialité le cas échéant.
3. Formalisez votre processus de sélection, même léger : une grille d'entretien ou une checklist de vérification des pièces suffit pour un petit organisme.
4. Tracez la décision d'affectation : un tableau croisant intervenants et prestations, avec la mention des éléments justifiant l'adéquation.
5. Mettez à jour ces dossiers chaque année et à chaque nouvelle prestation : un CV obsolète est l'une des remarques les plus fréquentes en audit de surveillance.

Conseils terrain

Ne confondez pas ancienneté et adéquation. L'auditeur ne juge pas la valeur d'un parcours, il vérifie la cohérence entre le profil et la prestation. Un expert métier sans diplôme peut être parfaitement conforme si son expérience est documentée et si votre profil de poste valorise l'expérience ; à l'inverse, un docteur hors sujet ne l'est pas.

Pour vos sous-traitants, exigez les mêmes pièces que pour un salarié : CV, diplômes, références. Intégrez cette exigence dans votre contrat de sous-traitance, vous alimenterez du même coup l'indicateur 27. Refuser de transmettre un CV à jour doit être un motif de non-sélection.

Si vous démarrez seul, soignez votre propre dossier : CV détaillé, diplômes, certificat de formation de formateur si vous en avez un, témoignages ou évaluations de vos premières animations. Les auditeurs sont attentifs aux organismes unipersonnels qui affichent un catalogue très large : dix thématiques sans lien entre elles pour un seul formateur posent une question d'adéquation difficile à défendre.

Enfin, pensez aux prestations certifiantes : de nombreux certificateurs imposent contractuellement des qualifications précises aux formateurs et jurys. L'auditeur Qualiopi peut demander l'habilitation du certificateur et vérifier que vos intervenants respectent ce cahier des charges. Classez ces exigences avec vos profils de poste : c'est la façon la plus simple de démontrer une maîtrise complète de l'indicateur.