Sous-traitance en formation professionnelle : contrat, plafond CPF et obligations Qualiopi

Confier une session à un formateur indépendant ou à un autre organisme, c’est une pratique courante dès que l’activité grandit. C’est aussi l’un des points les plus scrutés en audit Qualiopi et l’un des plus encadrés par la réglementation CPF depuis 2024. Voici ce que dit précisément le cadre juridique, et comment sécuriser vos montages de sous-traitance sans mauvaise surprise.

Sous-traitance, portage salarial, prestataire : de quoi parle-t-on

La sous-traitance en formation professionnelle désigne le cas où un organisme (le donneur d’ordre) confie à un tiers — un autre organisme ou un formateur indépendant — tout ou partie de la réalisation d’une action de formation dont il reste juridiquement responsable vis-à-vis de l’acheteur. Trois montages sont à distinguer, car ils n’emportent pas les mêmes obligations :

• La sous-traitance classique : le sous-traitant est un prestataire indépendant, titulaire de son propre NDA, qui facture le donneur d’ordre.
• Le portage salarial : le formateur est salarié d’une société de portage, qui facture le donneur d’ordre pour son compte.
• Le simple recours à un salarié ou un formateur en direct : ce n’est pas de la sous-traitance, mais un lien de subordination classique (contrat de travail) ou une prestation ponctuelle sans délégation de l’exécution pédagogique.

Seuls les deux premiers cas relèvent du régime encadré ci-dessous, et sont visés par l’indicateur 27 du Référentiel National Qualité, consacré à la sous-traitance et au portage salarial.

Le contrat de sous-traitance écrit : ce qu’il doit contenir

La réglementation impose un contrat écrit entre le donneur d’ordre et le sous-traitant, distinct de la convention signée avec l’acheteur final. Les guides des DREETS précisent qu’il doit reprendre, pour l’essentiel, les mêmes mentions qu’une convention de formation :

• identification précise des deux parties (dénomination, SIRET, numéro de déclaration d’activité de chacune) ;
• intitulé, objectifs et contenu de l’action confiée en sous-traitance ;
• moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mobilisés par le sous-traitant ;
• durée, période de réalisation et modalités de déroulement, de suivi et d’évaluation ;
• prix de la prestation et modalités de règlement entre les deux organismes.

En pratique, ce contrat protège le donneur d’ordre autant qu’il l’engage : c’est la pièce que réclame en premier un auditeur ou un contrôleur DREETS pour vérifier qui fait quoi, et sur quelle base contractuelle.

Le plafond de 80 % sur les actions financées par le CPF

Pour les organismes référencés sur Mon Compte Formation, le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 — entré en vigueur pour son volet sous-traitance le 1ᵉʳ avril 2024, pour les contrats conclus à compter de cette date — encadre strictement le recours à la sous-traitance sur les actions CPF. L’arrêté du 3 janvier 2024 en fixe le seuil chiffré :

Un organisme donneur d’ordre ne peut pas sous-traiter plus de 80 % du chiffre d’affaires qu’il réalise dans le cadre du CPF sur une année. Il doit donc exécuter lui-même au moins 20 % de son activité encaissée via la plateforme.

Ce plafond se calcule sur une base déclarative, mais il est vérifiable par la Caisse des Dépôts, gestionnaire de Mon Compte Formation, qui peut suspendre le référencement d’un organisme dont le montage repose quasi exclusivement sur des sous-traitants. Ce dispositif vise explicitement les organismes qui ne faisaient que « prêter » leur référencement CPF à des tiers sans réaliser eux-mêmes de formation.

Qualiopi obligatoire pour le sous-traitant, avec une exception

Autre volet du même décret : depuis le 1ᵉʳ avril 2024, tout sous-traitant intervenant sur une action financée par le CPF doit lui-même être certifié Qualiopi, même s’il n’a aucun contact direct avec le bénéficiaire final. L’objectif est d’éviter que des intervenants non certifiés interviennent « en coulisses » sur des actions financées par des fonds publics ou mutualisés.

Une exception existe pour les indépendants relevant du régime micro-social, dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € HT : ils peuvent intervenir en sous-traitance sur du CPF sans détenir eux-mêmes la certification. Ce seuil, fixé par la réglementation propre à la sous-traitance CPF, ne doit pas être confondu avec le plafond général de chiffre d’affaires de la micro-entreprise — que nous détaillons dans notre article sur l’auto-entrepreneur organisme de formation, régulièrement revalorisé et distinct de celui-ci.

Hors CPF (financement employeur, OPCO, particulier), la loi n’impose pas que le sous-traitant soit lui-même certifié Qualiopi : c’est au donneur d’ordre, certifié, de garantir la conformité de la prestation exécutée en son nom.

Indicateur 27 : ce que l’auditeur vérifie chez le donneur d’ordre

Lors de l’audit, l’indicateur 27 ne porte pas sur le sous-traitant lui-même, mais sur la maîtrise que le donneur d’ordre exerce sur sa chaîne de sous-traitance. L’auditeur attend concrètement :

• le contrat de sous-traitance signé, avec la répartition claire des responsabilités qualité entre les deux parties ;
• une preuve de vérification des compétences du sous-traitant ou de l’intervenant sous-traité : CV, diplômes, attestations de formation continue, justificatif de son propre NDA ;
• une trace de l’information et de l’accompagnement donnés au sous-traitant sur les exigences qualité du donneur d’ordre (livret d’accueil intervenant, briefing, cahier des charges pédagogique) ;
• un suivi effectif des prestations sous-traitées : retours des bénéficiaires, évaluations, éventuelles actions correctives.

Une absence totale de formalisation sur ces points constitue l’une des non-conformités les plus fréquentes lors des audits d’organismes qui délèguent une part significative de leur activité. Notre checklist de préparation d’audit Qualiopi détaille les preuves à réunir indicateur par indicateur.

Le NDA du sous-traitant : une obligation qui lui est propre

Dernier point souvent négligé : le sous-traitant, qu’il soit un organisme constitué ou un formateur indépendant, doit détenir son propre numéro de déclaration d’activité. Ce n’est pas parce qu’il intervient « sous » le NDA du donneur d’ordre que sa propre déclaration devient facultative — dès qu’il facture une prestation de formation, il est lui-même un dispensateur au sens du Code du travail, et doit suivre la même procédure que tout créateur d’organisme : voir notre guide pas à pas de la déclaration d’activité (Cerfa 10782).

Les erreurs qui coûtent le plus cher

• Aucun contrat écrit, seulement un accord verbal ou un échange d’e-mails informel entre les deux parties — non-conformité quasi systématique à l’indicateur 27.
• Dépassement silencieux du plafond de 80 % sur les actions CPF, faute de suivi mensuel du chiffre d’affaires sous-traité.
• Sous-traitant sans NDA propre, découvert seulement lors d’un contrôle DREETS croisé.
• Aucune preuve de vérification des compétences du sous-traitant, alors que c’est la première pièce demandée en audit.
• Confusion entre sous-traitance et portage salarial dans les contrats types, qui entraîne des mentions inadaptées à la situation réelle.

Passez à l’action

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